เทคนิคการจัดการสินค้าคงคลัง
การวางแผนความต้องการวัสดุ(MRP)
ระบบการวางแผนความต้องการวัสดุได้รับการพัฒนาขึ้นพร้อมกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยแนวคิดของระบบ MRP มุ่งเน้นการสั่งวัสดุให้ถูกต้อง เพียงพอกับจำนวนที่ต้องการ และในเวลาที่ต้องการ การจะดำเนินการให้บรรลุตามเป้าหมายดังกล่าวนี้ได้ จำเป็นต้องมีการประสานงานภายในระบบ เป็นอย่างดี ระหว่าง ความต้องการของลูกค้า (Customers) ผู้ผลิต และผู้ส่งมอบ (Suppliers) โดยมีเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ช่วยในการประสานและรวบรวมข้อมูลของฝ่ายต่างๆมาทำการประมวลผลและจัดทำเป็นแผนความต้องการวัสดุแต่ละรายการ ซึ่งผลจากระบบ MRP จะเป็นรายงานที่บอกให้ทราบว่าจะต้องทำการสั่งซื้อหรือสั่งผลิตวัสดุอะไร จำนวนเท่าไร และ เมื่อไร โดยแผนการสั่งวัสดุทั้งหมดจะมีเป้าหมายที่สอดคล้องกัน คือผลิตภัณฑ์ หรือวัสดุขั้นสุดท้ายที่กำหนดไว้ในตารางการผลิตหลัก ด้วยเหตุนี้แผนความต้องการวัสดุนี้จึงเปรียบเสมือนเป็นตัวประสานเป้าหมายของบริษัทกับทุกฝ่าย ดังนั้นการทำงานของทุกฝ่ายจึงต้องพยายามยึดแผนเป็นหลัก และทำงานประสานเป็นทีมยิ่งขึ้น
ระบบ MRP บางครั้งมักจะถูกเรียกว่าเป็นระบบผลัก (Push System) เนื่องจาก การผลิตจะเหมือนกับถูกผลักให้ทำการผลิต นับจากวัตถุดิบ และ/หรือ ชิ้นส่วน ที่ไหลเข้ามาในโรงงานผ่านการสั่งซื้อ และจะถูกส่งให้ทำการผลิตเป็นชิ้นส่วนและชิ้นส่วนประกอบย่อย และส่งต่อไปเพื่อผลิตเป็นชิ้นส่วนประกอบ และผลิตภัณฑ์ในลำดับสุดท้าย โดยมีแผนที่ได้จากระบบ MRP เป็นกลไกในการสั่งให้หน่วยงานต่างๆทำการผลิต และมีตารางการผลิตหลัก (Master Production Schedule) เป็นตัวขับเคลื่อนกลไกที่สำคัญ
ความหมายของ MRP
MRP เป็นกระบวนการการวางแผนอย่างเป็นระบบเพื่อแปลงความต้องการผลิตภัณฑ์หรือวัสดุขั้นสุดท้ายของโรงงาน ที่กำหนดในตารางการผลิตหลักไปสู่ความต้องการ ชิ้นส่วนประกอบ ชิ้นส่วนประกอบย่อย ชิ้นส่วน และ วัตถุดิบ ทั้งชนิดและจำนวนให้เพียงพอและทันเวลากับความต้องการในแต่ละช่วงเวลาตลอดระยะเวลาของการวางแผน อย่างไรก็ตามในการคำนวณความต้องการวัสดุในระดับต่างๆของการผลิตได้อย่างถูกต้อง และ ตรงเวลานั้น เราจำเป็นต้องรู้ข้อมูลวัสดุต่างๆที่จำเป็นต่อการผลิตผลิตภัณฑ์เหล่านั้น ซึ่งข้อมูลดังกล่าวประกอบด้วย แฟ้มข้อมูลบัญชีรายการวัสดุ (Bill of Materials) และแฟ้มข้อมูลสถานะคงคลัง (Inventory status files)
กล่าวโดยสรุปก็คือ MRP เป็นระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในการจัดทำแผนความต้องการวัสดุ โดยมีองค์ประกอบของข้อมูลนำเข้าที่สำคัญ 3 รายการ คือ ตารางการผลิตหลัก แฟ้มข้อมูลบัญชีรายการวัสดุ(Bill of material File) และ แฟ้มข้อมูลสถานะคงคลัง (Inventory status file) แผนจากระบบ MRP จะให้สารสนเทศในการตัดสินใจเกี่ยวกับ ช่วงเวลาที่ควรออกใบสั่ง และ จำนวนการสั่งที่เหมาะสม
วัตถุประสงค์ของระบบ MRP
ระบบ MRP ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อวางแผนการสั่งวัสดุให้สอดคล้องกับความต้องการ ทั้งประเภทของวัสดุที่ต้องการ เวลาที่ต้องการ และจำนวนที่ต้องการ โดยมีวัตถุประสงค์ที่จะให้บรรลุความสำเร็จดังต่อไปนี้
1. ลดระดับการถือครองพัสดุคงคลัง โดยเฉพาะในส่วนของงานระหว่างผลิตและวัตถุดิบ เนื่องจาก MRP พัฒนาระบบขึ้นมาเพื่อสนับสนุนการสั่งวัสดุเมื่อต้องการ ในเวลาที่ต้องการ และ ด้วยจำนวนที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีวัสดุเหลือเก็บไว้มากนัก ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้ สามารถลดระดับพัสดุคงคลังของงานระหว่างผลิตและวัตถุดิบลงได้
2. ลดช่วงเวลานำในการส่งมอบ ระบบ MRP ทำให้แต่ละฝ่ายและแต่ละขั้นตอนการผลิต มีการทำงานที่ประสานกันมากขึ้น ทำให้การรอคอยในระหว่างขั้นตอนการผลิตเกิดขึ้นน้อย การผลิตให้แล้วเสร็จตามใบสั่งลูกค้าจึงทำได้รวดเร็วขึ้น
3. คำมั่นสัญญาที่ให้กับลูกค้าเป็นจริงมากขึ้น เนื่องจากการจัดลำดับความสำคัญในการผลิตของระบบ MRP สอดคล้องกับวันกำหนดส่งมอบของลูกค้า และมีการประสานงานผลิตเป็นอย่างดี ทำให้กำหนดส่งมอบที่ให้สัญญากับลูกค้าเป็นจริงมากขึ้น
4. ประสิทธิภาพของเครื่องจักรสูงขึ้น เนื่องจากมีการประสานงานกันอย่างดี วัสดุที่ต้องการเข้ามาที่เครื่องจักรตรงตามกำหนดมากขึ้น จึงทำให้เครื่องจักรสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องเสียเวลารอคอย ส่งผลให้ประสิทธิภาพของเครื่องจักรสูงขึ้น
อย่างไรก็ตามวัตถุประสงค์ดังกล่าว จะบรรลุได้มากน้อยเพียงไรขึ้นอยู่กับความรู้ความสามรถ ความร่วมมือกันของทุกฝ่าย และการสนับสนุนของผู้บริหารอย่างจริงจังและเต็มที่

องค์ประกอบของระบบ MRP
ในการทำงานภายใต้ระบบ MRP จะมีองค์ประกอบที่สำคัญอยู่ 3 ส่วนคือ
(1) ส่วนนำเข้าข้อมูล(Input)
(2) ส่วนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ MRP (MRP Computer Program)
(3) ส่วนผลได้ (Output)


การผลิตแบบทันเวลาพอดี(Just-in-Time)
การผลิตแบบทันเวลาพอดี หรือที่เราเรียกสั้นๆว่าระบบการผลิตแบบ JIT เป็นระบบการผลิตที่ได้รับ การพัฒนาและส่งเสริมโดยกลุ่มของบริษัท โตโยต้า มอเตอร์ ในประเทศญี่ปุ่นและต่อมาได้ถูกนำไปใช้ในหลายๆบริษัทในญี่ปุ่นและแพร่หลายไปทั่วโลก และได้ถูกเรียกชื่อแตกต่างกันไป เช่น บริษัท GE เรียกว่า การบริหารตามสิ่งที่มองเห็น (Management by sight) บริษัท IBM (การผลิตแบบไหลต่อเนื่อง(Continuous – flow Manufacturing) บริษัท Hewlett Packard เรียกว่า การผลิตแบบไร้สต๊อก (Stockless Production) และ การผลิตแบบซ้ำ (Repetitive Manufacturing System) บริษัท General Motors เรียกว่าการผลิตแบบสอดคล้อง (Synchronized Production) และบริษัทในญี่ปุ่นหลายๆบริษัทเรียกว่า ระบบการผลิตแบบโตโยต้า (Toyota Production System)
ปรัชญาและแนวคิด ของJIT
เป้าหมายของ JIT คือ มุ่งพัฒนาระบบการผลิตสู่เป็นเลิศ โดยเน้นการขจัดความสูญเสียในกระบวนการผลิตให้หมดไป มีปรัชญา แนวคิดและวิธีปฏิบัติงานมากมายที่ถูกนำมาใช้เพื่อให้บรรลุสู่เป้าหมายของ JIT ซึ่งสรุปเป็นประเด็นสำคัญได้ดังนี้
1. การขจัดความสูญเปล่า ซึ่ง หมายถึง สิ่งใดๆที่ไม่เป็นการเพิ่มมูลค่าให้กับผลิตภัณฑ์หรือบริการจะต้องถูกขจัดให้หมดไป คุณค่าในความหมายของ JIT คือ สิ่งใดๆที่สามารถเพิ่มความมีประโยชน์ให้กับผลิตภัณฑ์และบริการที่ส่งมอบให้กับลูกค้า หรือ ลดต้นทุนให้กับลูกค้า
2. เป้าหมายของ JIT คือ การเดินทาง มิใช่จุดหมายปลายทาง การเดินทางของ JIT ไม่เคยสิ้นสุด แต่ให้ผลตอบแทนในแต่ละระยะที่ก้าวเดินไป
3. พัสดุคงคลังคือความสูญเสีย การมีพัสดุคงคลังทำให้ปัญหาต่างๆที่ควรได้รับการแก้ไขถูกปกปิดไว้ ความสูญเสียนี้ต้องขจัดอย่างค่อยเป็นค่อยไป โดยการค่อยๆ ขจัดพัสดุคงคลังจากระบบลงที่ละเล็กทีละน้อย แล้วคอยแก้ไขปัญหาที่ติดตามมา หลังจากนั้นจึงขจัดพัสดุคงคลังให้มากขึ้น
4. ลูกค้า คือ คำจำกัดความของ คุณภาพ บรรทัดฐาน ของลูกค้าที่ประเมินค่าของผลิตภัณฑ์ ควรจะถูกนำมาใช้ในการขับเคลื่อนการออกแบบผลิตภัณฑ์และระบบการผลิต กรณีดังกล่าวนี้เป็นการบอกเป็นนัยว่าแนวโน้มกำลังมุ่งสู่การผลิตผลิตภัณฑ์ตามความต้องการของลูกค้า (customized Product) มากขึ้นทุกที
5. ความยืดหยุ่นในการผลิต (Manufacturing Flexibility) ซึ่งครอบคลุมถึง ความรวดเร็วในการตอบสนองต่อกำหนดส่งมอบของลูกค้า ความรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ และการเปลี่ยนแปลงด้านปริมาณการผลิต นับว่าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญที่จะต้องสามารถรักษาระดับความคุณภาพสูงและต้นทุนต่ำไว้ได้ด้วย ขณะที่ความหลากหลายของผลิตภัณฑ์มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ
6. ให้ความเคารพและการสนับสนุนซึ่งกันและกันบนพื้นฐานของความจริงใจและความเชื่อใจ ไม่ว่าจะเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างองค์กร พนักงานขององค์กร ผู้ส่งมอบ และลูกค้า
7. การทำงานเป็นทีมเป็นสิ่งจำเป็นต่อการบรรลุสู่ขีดความสามารถการผลิตระดับโลก ผู้บริหาร ฝ่ายสนับสนุน และฝ่ายปฏิบัติการ จะต้องเข้ามามีส่วนร่วม สิ่งนี้ได้บอกเป็นนัยว่า พนักงานจะต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้น มีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้น และได้รับมอบหมายให้มีอำนาจในการตัดสินใจมากขึ้น
8. พนักงานผู้ซึ่งเป็นผู้ปฏิบัติงาน มักจะเป็นแหล่งที่ให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงการทำงานได้ดีที่สุด สิ่งสำคัญก็คือเราต้องจ้างสมองของพนักงานด้วยไม่ใช่จ้างแต่แรงของพนักงานเท่านั้น

ปัจจัยพื้นฐานการผลิตแบบ JIT
จากประวัติศาสตร์นับย้อนหลัง 30 -40 ปีที่ผ่านมา ได้พิสูจน์ให้เป็นที่ประจักแก่นักบริหารธุรกิจและนักวิชาการ ทั่วโลกว่า บริษัทโตโยต้า ผู้พัฒนาระบบ JIT สามารถทำกำไรได้อย่างยั่งยืนโดยการลดต้นทุนผ่านระบบการผลิตที่มีการขจัดความสูญเสีย ด้านทรัพยากรและวัสดุคงคลังส่วนเกินได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งอาจจะไม่เป็นการกล่าวเกินเลยไปถ้าจะกล่าวว่า ระบบการผลิตแบบ JIT คือการปฏิวัติระบบการผลิตแบบดังเดิมอีกครั้งหนึ่ง นับตั้งแต่ระบบ ของเทเลอร์ (Taylor system) หรือ ที่เรียกว่าการบริหารงานตามหลักวิทยาศาสตร์ (Scientific management) และระบบการผลิตของ ฟอร์ด (Ford System) ซึ่งเป็นการพัฒนาสายงานประกอบปริมาณมาก (Mass- Assembly Line)
ปัจจัยพื้นฐานสำคัญที่สนับสนุนความสำเร็จของ JIT สามารถจะสรุปได้ 3 ประเด็นคือ
1. การมีส่วนร่วมของพนักงาน (People Involvement)
2. การควบคุมคุณภาพโดยรวม (Total Quality Management)
3. ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just-in-Time Production)

การผลิตแบบ JIT (JIT Production)
หัวใจสำคัญในการขจัดความสูญเปล่า คือ การผลิตเฉพาะสิ่งที่ลูกค้าต้องการ ในอัตรา
เดียวกันกับที่ลูกค้าต้องการ และด้วยคุณภาพที่สมบูรณ์แบบ ระบบการผลิต แบบ JIT คือกลไกการจัดการผลิตที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อจุดประสงค์ดังกล่าว ซึ่งสิ่งที่ระบบ การผลิตแบบ JIT พยายามจะชี้ให้มองเห็นปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อเป้าหมายที่สำคัญ คือปัญหาจากแถวคอย
องค์ประกอบของ JIT
จากที่ได้กล่าวมาข้างตนพอจะสรุปได้ว่า ระบบการผลิตแบบ JIT จะเป็นระบบการผลิตที่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ในทุกสถานการณ์ด้วยความคล่องตัว และไร้ความสูญเสีย ตามเจตนารมณ์ และอุดมการนั้นจำเป็นต้องมีการองค์ประกอบสนับสนุนหลายอย่าง ซึ่งผู้บริหารที่คิดจะนำระบบ JIT เข้ามาใช้ในองค์กรของตนจำเป็นจะต้องเปลี่ยนแปลงระบบการผลิตและสภาพแวดล้อมในองค์กรของตนให้เข้าใกล้แนวทางของJIT ให้ได้มากที่สุด ซึ่งแนวทางดังกล่าวพอ

สรุปได้ดังนี้
1.ต้องมีการจัดสมดุลการไหลในสายการผลิต โดยจัดให้แต่ละสถานีงานมีภาระงานเท่ากัน(มิใช่กำลังการผลิตที่สมดุลหรือเท่ากัน) และสามารถรองรับการผลิตผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายต้องกำจัดเวลาในการตั้งเครื่องหรือเตรียมเครื่อง (Setup Time) ในการเปลี่ยนแปลงรุ่นการผลิต ให้หมดไปหรือให้เหลือเวลาให้น้อยที่สุด โดยอาจจะตั้งเป้าหมายไว้ว่าทุกกระบวนการผลิตที่สำคัญ จะต้องใช้เวลาในการเตรียมเครื่องหรือตั้งเครื่องไม่เกิน 10 นาที
2.ซึ่งสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ต้องอาศัยการวิจัยและพัฒนาทางด้านผลิตภัณฑ์ และ วิศวกรรมการ
ผลิต รวมทั้งการปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง
3.ลดขนาดรุ่นของการผลิตในแต่ละครั้ง (Small lot size) ตามแนวทางของ JIT ขนาดของรุ่น
การสั่งซื้อหรือสั่งผลิตจะต้องพยายามให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และมีความถี่ในการสั่งสูง อาจจะวันละหลายเทียว ในกรณีของการผลิต จะต้องกำจัดเวลาในการตั้งเครื่องให้เหลือน้อยที่สุด (เข้าใกล้ศูนย์) ส่วนในกรณีของการสั่งซื้อ ผู้ส่งมอบต้องอยู่ไม่ไกลเกินไปและต้องได้รับความร่วมมือเป็นอย่างดีจากผู้ส่งมอบ ซึ่งความร่วมมือในลักษณะดังกล่าวอาจจะเกิดจากความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกันมายาวนาน มีความเชื่อถือได้ ทั้งในด้านคุณภาพ ราคา และ การส่งมอบ (ตรงเวลา สถานที และครบตามจำนวน)
4.พัฒนาให้พนักงานมีความชำนาญหลายอย่าง สามารถทำงานแบบข้ามสายงาน
เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่น สามารถรองรับกับความต้องการผลิตภัณฑ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทั้งชนิดและจำนวน ความชำนาญหลายด้านของพนักงานหมายถึงพนักงานคนเดียวสามารถควบคุมหรือปฏิบัติงานได้กับหลายเครื่องจักรและหลายกระบวนการ เช่นงาน ผลิต งานซ่อมบำรุง และงานตรวจสอบ เป็นต้น
5.มีระบบการบำรุงรักษาที่มีประสิทธิผล สามารถดูแลเครื่องจักรให้มีความพร้อมในการใช้
งานได้อย่างมีคุณภาพตลอดเวลา การบำรุงรักษาเชิงป้องกันเป็นสิ่งจำเป็น ในระบบ JIT จะใช้แนวทาง การซ่อมบำรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตที่ทุกคนมีส่วนร่วม หรือที่เรียกสั้นๆว่า TPM (Total Productive Maintainance) ซึ่งแนวทางดังกล่าวจะให้พนักงานฝ่ายผลิตเข้ามามีบทบาทในการบำรุงรักษาเครื่องจักรด้วย ในการผลิตแบบ JIT เครื่องจักรจะได้รับโอกาสในการซ่อมบำรุงมากกว่าการผลิตปริมาณมาก
6.ต้องสามารถผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีระดับคุณภาพสูงได้อย่างสม่ำเสมอ (Consistently High Quality Level) คุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นสิ่งที่จำเป็นมากในระบบการผลิตแบบ JIT หลักการควบคุมคุณภาพของ JIT เน้นการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน และควบคุมคุณภาพที่กระบวนการ หรือ แหล่งที่ผลิตผลิตภัณฑ์
7.มีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับผู้ส่งมอบ ระบบการผลิตแบบ JIT ต้องการความสัมพันธ์ที่สร้างอยู่บนพื้นฐานของผลประโยชน์รวมกัน มีความเชื่อถือได้ และมีความร่วมมือกันในการยกระดับและเพิ่มขีดความสามารถของตนเองอยู่เสมอ
8.มีการปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) เป้าหมายของ JIT คือ การพัฒนาอย่างไม่สิ้นสุด โดยมุ่งเน้นการผลิตที่ไหลลื่นอย่างคล่องตัว สม่ำเสมอ ของวัสดุที่มีคุณภาพทั่วทั้งระบบ โดยไม่เกิดการสะดุด ความสำเร็จจะทำได้มากน้อยเพียงไรขึ้นอยู่กับความสามารถในการขจัดอุปสรรคยุ่งยากในระบบให้หมดไป และพัฒนาระบบการผลิตที่เป็นเลิศ ขึ้นมาแทน ดังนั้นการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องอยู่คู่กับระบบ JIT ตลอดไป


สรุป
ปัจจุบันทั้งระบบ MRP และ ระบบ JIT ต่างได้รับการยอมรับและนำไปใช้กันอย่างแพร่หลายในโรงงานอุตสาหกรรมต่างๆ ทั่วโลก ถึงแม้หลักการและแนวทางในการดำเนินการผลิตหลายๆประการจะแตกต่างกันแต่ก็มี เป้าหมายที่คล้ายคลึงกันคือลดพัสดุคงคลัง เพิ่มความเชื่อถือได้ในกำหนดส่งมอบ และเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ในสภาพแวดล้อมของการปฎิบัติงานจริงมักจะไม่มีโรงงานใดที่จะนำระบบดังกล่าวไปใช้อย่างเต็มรูปแบบเพียงระบบเดียว เนื่องจากมีข้อจำกัดและสภาพแวดล้อมของโรงงานที่แตกต่างกันมากมาย จึงมักจะมีการผสมผสานระบบ อื่นๆเข้ามาร่วมด้วย เช่น การประยุกต์เรื่องของ ขนาดรุ่นการสั่งเข้ามาใช้กับการสั่งซื้อวัตถุดิบจากต่างประเทศ หรือ การสั่งซื้อวัตถุดิบราคาถูกที่มิใช่เป็นวัสดุหลักของการผลิต อย่างไรก็ตามในปัจจุบันได้มีความพยายามจะนำเอาข้อดีของระบบ MRP ที่มีความโดดเด่นในเรื่องของระบบสารสนเทศด้านการวางแผนและควบคุมทรัพยากรการผลิตมาผสมผสานรวมกับระบบ JIT ซึ่งมีความโดดเด่นในเรื่องการเน้นการผลิตที่มีความเป็นเลิศและการบริหารการผลิตในเชิงบูรณาการ เพื่อยกระดับความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของระบบการบริหารการผลิตให้สูงยิ่งขึ้น นอกจากนั้น ในปัจจุบันกระแสของการบริหารการจัดการแบบโซ่อุปทาน ซึ่งเน้นการบูรณาการร่วมกันทั้งภายในองค์กรและระหว่างองค์กรเป็นหนึ่งเดียว ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง จึงเป็นอีกก้าวหนึ่งของพัฒนาการทางด้านการบริหารการผลิตที่จะทำให้การผลิตไหลรื่นตลอดทั้งภายในองค์กรและระหว่างองค์กรในจังหวะที่สอดคล้องกันเป็นหนึ่งเดียว และเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับลูกค้าในทุกจังหวะของการผลิตนับตั้งแต่ผู้ส่งมอบจนกระทั่งถึงลูกค้าปลายทาง บทบาทของ MRP และ JIT จะยิ่งเพิ่มความสำคัญต่อการพัฒนาขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรได้มากยิ่งขึ้นหากได้ผสมผสานและขยายขอบเขตการดำเนินงานให้สอดรับกลับกลยุทธ์การจัดการโซ่อุปทาน

วงจรการพัฒนาระบบ ( System Development Life Cycle : SDLC )

ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกันตั้งแต่เกิดจนตายวงจรนี้จะเป็นขั้นตอน ที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อย เป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้น ด้วยกัน คือ

1. เข้าใจปัญหา ( Problem Recognition)
2. ศึกษาความเป็นไปได้ ( Feasibility Study)
3. วิเคราะห์ ( Analysis)
4. ออกแบบ ( Design)
5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction)
6. การปรับเปลี่ยน ( Conversion)
7. บำรุงรักษา (Maintenance)

ขั้นที่ 1 : เข้าใจปัญหา ( Problem Recognition)
ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่า ต้องการระบบสารสนเทศหรือระบบจัดการเดิม ได้แก่ระบบเอกสารในตู้เอกสาร ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่ตอบสนองความต้องการในปัจจุบัน
ปัจจุบันผู้บริหารตื่นตัวกันมากที่จะให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศมาใช้ในหน่วยงานของตน ในงานธุรกิจ อุตสาหกรรม หรือใช้ในการผลิต ตัวอย่างเช่น บริษัทของเรา จำกัด ติดต่อซื้อสินค้าจากผู้ขายหลายบริษัท ซึ่งบริษัทของเราจะมีระบบ MIS ที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนี้สินที่บริษัทขอเราติดค้างผู้ขายอยู่ แต่ระบบเก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 รายเท่านั้น แต่ปัจจุบันผู้ขายมีระบบเก็บข้อมูลถึง 900 ราย และอนาคตอันใกล้นี้จะเกิน 1,000 ราย ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงเรียกนักวิเคราะห์ระบบเข้ามาศึกษา แก้ไขระบบงาน
ปัญหาที่สำคัญของระบบสารสนเทศในปัจจุบัน คือ ระบบเขียนมานานแล้ว ส่วนใหญ่เขียนมาเพื่อติดตามเรื่องการเงิน ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลข่าวสารในการตัดสินใจ แต่ปัจจุบันฝ่าย บริหารต้องการดูสถิติการขายเพื่อใช้ในการคาดคะเนในอนาคต หรือความต้องการอื่นๆ เช่น สินค้าที่มียอดขายสูง หรือสินค้าที่ลูกค้าต้องการสูง หรือการแยกประเภทสินค้าต่างๆที่ทำได้ไม่ง่ายนัก
การที่จะแก้ไขระบบเดิมที่มีอยู่แล้วไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก หรือแม้แต่การสร้างระบบใหม่ ดังนั้นควรจะมีการศึกษาเสียก่อนว่า ความต้องการของเราเพียงพอที่เป็นไปได้หรือไม่ ได้แก่ "การศึกษาความเป็นไปได้" (Feasibility Study)

ขั้นตอนที่ 2 : ศึกษาความเป็นไปได้ ( Feasibility Study)
จุดประสงค์ของการศึกษาความเป็นไปได้ก็คือ การกำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าการพัฒนาสร้างระบบสารสนเทศ หรือการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด และได้ผลเป็นที่น่าพอใจ
ปัญหาต่อไปคือ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีความเป็นไปได้ทางเทคนิคและบุคลากร ปัญหาทางเทคนิคก็จะเกี่ยวข้องกับเรื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องมือเก่าๆถ้ามี รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ด้วย ตัวอย่างคือ คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ในบริษัทเพียงพอหรือไม่ คอมพิวเตอร์อาจจะมีเนื้อที่ของฮาร์ดดิสก์ไม่เพียงพอ รวมทั้งซอฟต์แวร์ ว่าอาจจะต้องซื้อใหม่ หรือพัฒนาขึ้นใหม่ เป็นต้น ความเป็นไปได้ทางด้านบุคลากร คือ บริษัทมีบุคคลที่เหมาะสมที่จะพัฒนาและติดตั้งระบบเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่มีจะหาได้หรือไม่ จากที่ใด เป็นต้น นอกจากนั้นควรจะให้ความสนใจว่าผู้ใช้ระบบมีความคิดเห็นอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งความเห็นของผู้บริหารด้วย
สุดท้ายนักวิเคราะห์ระบบต้องวิเคราะห์ได้ว่า ความเป็นไปได้เรื่องค่าใช้จ่าย รวมทั้งเวลาที่ ใช้ในการพัฒนาระบบ และที่สำคัญคือ ผลประโยชน์ที่จะได้รับ เรื่องเวลาเป็นสิ่งสำคัญ เช่น การเปลี่ยนแปลงระบบเพื่อรองรับผู้ขายให้ได้มากกว่า 1,000 บริษัทนั้น ควรใช้เวลาไม่เกิน 1 ปี ตั้งแต่เริ่มต้นจนใช้งานได้ ค่าใช้จ่ายเริ่มตั้งแต่พัฒนาจนถึงใช้งานได้จริงได้แก่ เงินเดือน เครื่องมือ อุปกรณ์ ต่างๆ เป็นต้น พูดถึงเรื่องผลประโยชน์ที่ได้รับอาจมองเห็นได้ไม่ง่ายนัก แต่นักวิเคราะห์ระบบควรมองและตีออกมาในรูปเงินให้ได้ เช่น เมื่อนำระบบใหม่เข้ามาใช้อาจจะทำให้ ค่าใช้จ่ายบุคลากรลดลง หรือกำไรเพิ่มมากขึ้น เช่น ทำให้ยอดขายเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากผู้บริหารมีข้อมูลพร้อมที่จะช่วยในการตัดสินใจที่ดีขึ้น

ขั้นตอนที่ 3 : การวิเคราะห์ (Analysis)
เริ่มเข้าสู่การวิเคราะห์ระบบ การวิเคราะห์ระบบเริ่มตั้งแต่การศึกษาระบบการทำงานของธุรกิจนั้น ในกรณีที่ระบบเราศึกษานั้นเป็นระบบสารสนเทศอยู่แล้วจะต้องศึกษาว่าทำงานอย่างไร เพราะเป็นการยากที่จะออกแบบระบบใหม่โดยที่ไม่ทราบว่าระบบเดิมทำงานอย่างไร หรือธุรกิจดำเนินการอย่างไร หลังจากนั้นกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้เทคนิคในการเก็บข้อมูล ( Fact-Gathering Techniques) ดังรูป ได้แก่ ศึกษาเอกสารที่มีอยู่ ตรวจสอบวิธีการทำงานในปัจจุบัน สัมภาษณ์ผู้ใช้และผู้จัดการที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ เอกสารที่มีอยู่ได้แก่ คู่มือการใช้งาน แผนผังใช้งานขององค์กร รายงานต่างๆที่หมุนเวียนใน ระบบการศึกษาวิธีการทำงานในปัจจุบันจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบรู้ว่าระบบจริงๆทำงานอย่างไร ซึ่งบางครั้งค้นพบข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่าง เช่น เมื่อบริษัทได้รับใบเรียกเก็บเงินจะมีขั้นตอนอย่างไรในการจ่ายเงิน ขั้นตอนที่เสมียนป้อนใบเรียกเก็บเงินอย่างไร เฝ้าสังเกตการทำงานของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจและเห็นจริงๆ ว่าขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไร ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบค้นพบจุดสำคัญของระบบว่าอยู่ที่ใด
การสัมภาษณ์เป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะต้องมีเพื่อเข้ากับผู้ใช้ได้ง่าย และสามารถดึงสิ่งที่ต้องการจากผู้ใช้ได้ เพราะว่าความต้องการของระบบคือ สิ่งสำคัญที่จะใช้ในการออกแบบต่อไป ถ้าเราสามารถกำหนดความต้องการได้ถูกต้อง การพัฒนาระบบในขั้นตอนต่อไปก็จะง่ายขึ้น เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจะนำมาเขียนรวมเป็นรายงานการทำงานของ ระบบซึ่งควรแสดงหรือเขียนออกมาเป็นรูปแทนที่จะร่ายยาวออกมาเป็นตัวหนังสือ การแสดงแผนภาพจะทำให้เราเข้าใจได้ดีและง่ายขึ้น หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบ อาจจะนำข้อมูลที่รวบรวมได้นำมาเขียนเป็น "แบบทดลอง" ( Prototype) หรือตัวต้นแบบ แบบทดลองจะเขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ และที่ช่วยให้ง่ายขึ้นได้แก่ ภาษายุคที่ 4 (Fourth Generation Language) เป็นการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขึ้นมาเพื่อใช้งานตามที่เราต้องการได้ ดังนั้นแบบทดลองจึงช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้

ขั้นตอนที่ 4 : การออกแบบ (Design)
ในระยะแรกของการออกแบบ นักวิเคราะห์ระบบจะนำการตัดสินใจ ของฝ่ายบริหารที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์การเลือกซื้อคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วย (ถ้ามีหรือเป็นไปได้) หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะนำแผนภาพต่างๆ ที่เขียนขึ้นในขั้นตอนการวิเคราะห์มาแปลงเป็นแผนภาพลำดับขั้น (แบบต้นไม้) ดังรูปข้างล่าง เพื่อให้มองเห็นภาพลักษณ์ที่แน่นอนของโปรแกรมว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร และโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องเขียนในระบบ หลังจากนั้นก็เริ่มตัดสินใจว่าควรจะจัดโครงสร้างจากโปรแกรมอย่างไร การเชื่อมระหว่างโปรแกรมควรจะทำอย่างไร ในขั้นตอนการวิเคราะห์นักวิเคราะห์ระบบต้องหาว่า "จะต้องทำอะไร ( What)" แต่ในขั้นตอนการออกแบบต้องรู้ว่า " จะต้องทำอย่างไร( How)"
ในการออกแบบโปรแกรมต้องคำนึงถึงความปลอดภัย ( Security) ของระบบด้วย เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น "รหัส" สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สำรองไฟล์ข้อมูลทั้งหมด เป็นต้น
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องออกแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลขาเข้า ( Input Format) ออกแบบรายงาน ( Report Format) และการแสดงผลบนจอภาพ ( Screen Fromat) หลักการการออกแบบฟอร์มข้อมูลขาเข้าคือ ง่ายต่อการใช้งาน และป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น
ถัดมาระบบจะต้องออกแบบวิธีการใช้งาน เช่น กำหนดว่าการป้อนข้อมูลจะต้องทำอย่างไร จำนวนบุคลากรที่ต้องการในหน้าที่ต่างๆ แต่ถ้านักวิเคราะห์ระบบตัดสินใจว่าการซื้อซอฟต์แวร์ดีกว่าการเขียนโปรแกรม ขั้นตอนการออกแบบก็ไม่จำเป็นเลย เพราะสามารถนำซอฟต์แวร์สำเร็จรูปมาใช้งานได้ทันที สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบมาทั้งหมดในขั้นตอนที่กล่าวมาทั้งหมดจะนำมาเขียนรวมเป็นเอกสารชุดหนึ่งเรียกว่า " ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบระบบ " ( System Design Specification) เมื่อสำเร็จแล้วโปรแกรมเมอร์สามารถใช้เป็นแบบในการเขียนโปรแกรม ได้ทันที่สำคัญก่อนที่จะส่งถึงมือโปรแกรมเมอร์เราควรจะตรวจสอบกับผู้ใช้ว่าพอใจหรือไม่ และตรวจสอบกับทุกคนในทีมว่าถูกต้องสมบูรณ์หรือไม่ และแน่นอนที่สุดต้องส่งให้ฝ่ายบริหารเพื่อตัดสินใจว่าจะดำเนินการ ต่อไปหรือไม่ ถ้าอนุมัติก็ผ่านเข้าสู่ขั้นตอนการสร้างหรือพัฒนาระบบ ( Construction)

ขั้นตอนที่ 5 : การพัฒนาระบบ (Construction)
ในขั้นตอนนี้โปรแกรมเมอร์จะเริ่มเขียนและทดสอบโปรแกรมว่า ทำงานถูกต้องหรือไม่ ต้องมีการทดสอบกับข้อมูลจริงที่เลือกแล้ว ถ้าทุกอย่างเรียบร้อย เราจะได้โปรแกรมที่พร้อมที่จะนำไปใช้งานจริงต่อไป หลังจากนั้นต้องเตรียมคู่มือการใช้และการฝึกอบรมผู้ใช้งานจริงของระบบ
ระยะแรกในขั้นตอนนี้นักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมสถานที่สำหรับ เครื่องคอมพิวเตอร์แล้วจะต้องตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ทำงานเรียบร้อยดี
โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมตามข้อมูลที่ได้จากเอกสารข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (Design Specification) ปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องในการเขียนโปรแกรม แต่ถ้าโปรแกรมเมอร์คิดว่าการเขียนอย่างอื่นดีกว่าจะต้องปรึกษานักวิเคราะห์ระบบเสียก่อน เพื่อที่ว่านักวิเคราะห์จะบอกได้ว่าโปรแกรมที่จะแก้ไขนั้นมีผลกระทบกับระบบทั้งหมดหรือไม่ โปรแกรมเมอร์เขียนเสร็จแล้วต้องมีการทบทวนกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน เพื่อค้นหาข้อผิดพลาด วิธีการนี้เรียกว่า " Structure Walkthrough " การทดสอบโปรแกรมจะต้องทดสอบกับข้อมูลที่เลือกแล้วชุดหนึ่ง ซึ่งอาจจะเลือกโดยผู้ใช้ การทดสอบเป็นหน้าที่ของโปรแกรมเมอร์ แต่นักวิเคราะห์ระบบต้องแน่ใจว่า โปรแกรมทั้งหมดจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด
หลังจากนั้นต้องควบคุมดูแลการเขียนคู่มือซึ่งประกอบด้วยข้อมูลการใช้งานสารบัญการอ้างอิง "Help" บนจอภาพ เป็นต้น นอกจากข้อมูลการใช้งานแล้ว ต้องมีการฝึกอบรมพนักงานที่จะเป็นผู้ใช้งานจริงของระบบเพื่อให้เข้าใจ และทำงานได้โดยไม่มีปัญหาอาจจะอบรมตัวต่อตัวหรือเป็นกลุ่มก็ได้

ขั้นตอนที่ 6 : การปรับเปลี่ยน (Construction)
ขั้นตอนนี้บริษัทนำระบบใหม่มาใช้แทนของเก่าภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ การป้อนข้อมูลต้องทำให้เรียบร้อย และในที่สุดบริษัทเริ่มต้นใช้งานระบบใหม่นี้ได้
การนำระบบเข้ามาควรจะทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปทีละน้อย ที่ดีที่สุดคือ ใช้ระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเก่าไปสักระยะหนึ่ง โดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าเรียบร้อยก็เอาระบบเก่าออกได้ แล้วใช้ระบบใหม่ต่อไป

ขั้นตอนที่ 7 : บำรุงรักษา (Maintenance)
การบำรุงรักษาได้แก่ การแก้ไขโปรแกรมหลังจากการใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขโปรแกรมหลังจากใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขระบบส่วนใหญ่มี 2 ข้อ คือ 1. มีปัญหาในโปรแกรม ( Bug) และ 2. การดำเนินงานในองค์กรหรือธุรกิจเปลี่ยนไป จากสถิติของระบบที่พัฒนาแล้วทั้งหมดประมาณ 40% ของค่าใช้จ่ายในการแก้ไขโปรแกรม เนื่องจากมี " Bug" ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบควรให้ความสำคัญกับการบำรุงรักษา ซึ่งปกติจะคิดว่าไม่มีความสำคัญมากนัก
เมื่อธุรกิจขยายตัวมากขึ้น ความต้องการของระบบอาจจะเพิ่มมากขึ้น เช่น ต้องการรายงานเพิ่มขึ้น ระบบที่ดีควรจะแก้ไขเพิ่มเติมสิ่งที่ต้องการได้
การบำรุงรักษาระบบ ควรจะอยู่ภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ เมื่อผู้บริหารต้องการแก้ไขส่วนใดนักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมแผนภาพต่าง ๆ และศึกษาผลกระทบต่อระบบ และให้ผู้บริหารตัดสินใจต่อไปว่าควรจะแก้ไขหรือไม่

คลังข้อมูล (Data Warehouse)
Data Warehouse หมายถึง ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ขององค์กรหรือหน่วยงานหนึ่งๆ ซึ่งเก็บรวบรวมข้อมูล
จากฐานข้อมูลระบบงานประจำวัน หรือเรียกอีกอย่างว่า Operational database และฐานข้อมูลอื่นภายนอกองค์กร หรือ เรียกว่า External database โดยข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในคลังข้อมูลนั้น มีวัตถุประสงค์ในการนำมาใช้งาน และมีลักษณะของการจัดเก็บแตกต่างไปจากข้อมูลในฐานข้อมูลระบบงานอื่น การย้ายข้อมูลจากฐานข้อมูลปกติ เข้าไปไว้ใน Data Warehouse มีข้อดีหลายอย่าง เช่น ทำให้องค์กรหรือเจ้าของข้อมูล มีโอกาสได้ออกแบบรูปแบบการเก็บข้อมูลใหม่ให้เหมาะสมกับการเรียกใช้มากยิ่งขึ้นในงานเฉพาะด้าน และทำให้เหมาะสำหรับการนำไปใช้ช่วยในการตัดสินใจ หรือใช้ในงานวิเคราะห์ นอกจากนั้นระบบ Data Warehouse ยังรวมเอาข้อมูลที่ใช้อยู่ในปัจจุบันเข้ากับข้อมูลในอดีตเป็นฐานข้อมูลเดียวกัน สามารถเรียกใช้งานได้จากอินเตอร์เฟสแบบ กราฟิกได้โดยตรง (GUI) พร้อมสำหรับการจัดการข้อมูลและนำข้อมูลที่ได้ไปวิเคราะห์ ข้อดีอีกข้อก็คือ ระบบ Data Warehouse ทำให้ผู้ใช้ที่เป็นผู้บังคับบัญชาระดับสูงหรือเจ้าหน้าที่ทั่วไปสามารถเข้าถึงและเรียกใช้ฐานข้อมูลได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ทางเทคนิกอีกต่อไประดับข้อมูลระดับฐานนั้นเป็นข้อมูลวันต่อวัน (Transaction) ที่ได้จากการเก็บรวบรวมจากทุกส่วนขององค์กรที่เป็นหน่วยงานระดับปฏิบัติการ(Operation) เพื่อทำการจัดระบบเป็นหมวดหมู่ ให้สามารถเรียกใช้ได้ง่าย ซึ่งโดยทั่วไปเราเรียกว่า การจัดเก็บไว้เป็นรูปแบบ “ฐานข้อมูล (Database)” หลังจากผ่านกระบวนการแยกแยะ วิเคราะห์ สรุป แล้วจะนำไปเก็บไว้ในระบบข้อมูลที่สูงขึ้น นั่นคือ Data Warehouse โดยข้อมูลใน Data Warehouse นี้ถือว่าเป็นข้อมูลที่มีระโยชน์ในเชิงกลยุทธ์ ในทางธุรกิจถือว่าเป็นระบบพื้นฐานที่คอยสนับสนุนระบบ “ธุรกิจอัจฉริยะ (Business Intelligent System)” ซึ่งเป็นข้อมูลที่สามารถช่วยให้ผู้บริหารระดับกลางและระดับสูงสามารถนำมาใช้เพื่อการวางกลยุทธ์ สามารถช่วยในการพยากรณ์สถานการณ์ในอนาคตเพื่อการวางแผนการใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งในด้านความมั่นคงก็นำมาใช้เพื่อการวางกลยุทธ์ในการตอบโต้ภัยคุกคาม อีกทั้งยังสามารถพยากรณ์รูปแบบภัยคุกคามที่จะเกิดขึ้นในอนาคต อย่างไรก็ตาม การที่ DataWarehouse จะทำงานได้ตามที่กล่าวไว้ได้ดีหรือไม่นั้น ก็ต้องเกิดจากการรวบรวมข้อมูลที่ครบรอบด้าน ทุกมิติ และควรเก็บข้อมูลในอดีตที่ยาวนานเพียงพอ จึงจะทำให้การพยากรณ์แม่นยำถ้าข้อมูลใน Data Warehouse ถูกพัฒนาในเชิงวิเคราะห์และสังเคราะห์มากขึ้น ก็สามารถนำไปใช้ในระดับการวางยุทธศาสตร์ในระดับผู้บริหารระดับสูง (Executives) ได้ในที่สุด

ทำไมต้องใช้ระบบ Data Warehouse
องค์กรต่างๆ ในปัจจุบันส่วนใหญ่จะมีการลงทุนลงแรงไปมากกับระบบที่เรียกว่า “ระบบฐานข้อมูลประจำวัน(Operational System)” ระบบข้อมูลที่ว่านี้จะมีหน้าที่หลักในการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลของ
บุคคลากร ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการขาย ข้อมูลฝ่ายบุคคล ข้อมูลเกี่ยวกับคงคลังก็ตาม โดยที่ระบบเหล่านี้มีการลงทุนไปมากดังนั้นปริมาณข้อมูลที่มหาศาลก็เลยถือได้ว่าเป็นทรัพย์สินและทรัพยากรอย่างหนึ่งขององค์กร จึงจำเป็นต้องมีการจัดการที่เหมาะสมเพื่อนำเอาทรัพย์สินเหล่านี้มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ในองค์กรหลายแห่ง ได้นำข้อมูลเหล่านี้มาช่วยในการตัดสินใจโดยประยุกต์ใช้เป็นระบบการตัดสินใจ “Decision Support System (DSS)” โดยนำเอาระบบ Data Warehouse มาช่วยเพื่อให้ผู้บริหารสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยข้อมูลเชิงบริหารนี้จะสามารถช่วยลดปัญหาที่เกิดจากการใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลปฏิบัติการ (operational database) ซึ่งเป็นการเก็บข้อมูลในระบบในรูปแบบวันต่อวัน (Transaction system) จึงไม่อยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร ซึ่งโดยทั่วไปปัญหาที่พบเมื่อต้องการเรียกข้อมูลเพื่อช่วยในการตัดสินใจได้แก่
- การเรียกข้อมูลจากฐานข้อมูลปฏิบัติการ ซึ่งมีขนาดใหญ่ ทำให้ประสิทธิภาพของระบบลดลงและทำงานได้
ช้าลง
- ข้อมูลที่นำเสนอมีรูปแบบเดียว ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการของผู้บริหาร
- ไม่สามารถหาคำตอบในเชิงพยากรณ์ได้
- ไม่ตอบสนองการแสดงผลที่ซับซ้อนได้ดีเท่าที่ควร
- ข้อมูลถูกจัดเก็บอยู่ตามฐานข้อมูลของระบบงานต่างๆ ซึ่งยากแก่การเรียกใช้และขาดความสัมพันธ์ในเชิง
ภารกิจ

ความแตกต่างระหว่างระบบที่ผ่านการวิเคราะห์และระบบปฏิบัติงานทั่วไป
ระบบ Data Warehouse นั้นเรียกได้ว่าเป็นระบบฐานข้อมูล (Database) ที่ผ่านการวิเคราะห์แล้ว ผลลัพธ์ที่ได้
จะถูกนำมาช่วยในการตัดสินใจได้ ในขณะที่ระบบปฏิบัติงานทั่วไป จะเป็นเพียงระบบฐานข้อมูลที่ออกแบบมาเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในงานประจำวันเท่านั้นแตกต่างโดยสิ้นเชิงกับระบบ Data Warehouse ซึ่งจะนำข้อมูลมาผ่านการวิเคราะห์ก่อน ซึ่งออกแบบมาให้ข้อมูลเหล่านั้นช่วยผู้ใช้ในการตัดสินใจได้ทันที ไม่ว่าจะโดยการนำข้อมูลมาวิเคราะห์ สรุปและเสนอเป็นรายงาน
หัวใจของระบบฐานข้อมูลปฏิบัติงานทั่วไปนั้น จะสนใจเพียงการรับข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูล คอยดูแลให้
ข้อมูลมีความทันต่อเหตุการณ์เสมอ โดยดูแลให้สามารถเรียกใช้ได้ด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง และมี
ประสิทธิภาพ ส่วนข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์แล้ว จะเป็นข้อมูลที่สนใจในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเป็นจุด ๆ เท่านั้นการวิเคราะห์ข้อมูลนั้น ส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบของการเปรียบเทียบ หรือไม่ก็เป็นการพยายามหารูปแบบของ(Pattern) ของข้อมูล เพื่อพยายามหาแนวโน้มที่จะเกิดต่อไปในอนาคต เช่น วิเคราะห์รูปแบบเหตุการณ์ความไม่สงบใน 3 จังหวัดชายแดนภาคใต้ โดยการเปรียบเทียบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในวันหนึ่ง ๆ ของทุกๆปีว่ามีรูปแบบเฉพาะหรือไม่ ซึ่งถ้าเป็นการนำข้อมูลในอดีตมาดูย้อนหลัง ก็อาจจะทำให้เห็นพฤติกรรมของผู้ก่อความไม่สงบ เปลี่ยนแปลงไปอย่างไรความแตกต่างอีกอย่างหนึ่งที่มองเห็นได้ชัดของสองระบบก็คือ ระบบฐานข้อมูลปฏิบัติงานนั้นจะเป็นข้อมูลที่ได้จากกิจกรรมจริงในแต่ละวัน ดังนั้นข้อมูลตัวหนึ่ง ๆ จึงเปลี่ยนแปลงไปเรื่อย ๆ และถือได้ว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ถาวร ส่วนข้อมูลจากระบบวิเคราะห์นั้น จะถือได้ว่าเป็นข้อมูลที่ค่อนข้างนิ่ง เพราะเป็นการวิเคราะห์ที่จุดใดจุดหนึ่งของเวลา เช่น บันทึกของข้อมูลตอนเที่ยงคืนของเมื่อวานนี้ เป็นต้น ข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลแบบ วิเคราะห์นั้นจะอยู่คงที่ถาวร และจะเป็นการเพิ่มข้อมูลใหม่เข้ามาเรื่อย ๆ ตามระยะเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างของระบบ Data Warehouse ที่ประสบความสำเร็จ
ต่อไปนี้จะเป็นตัวอย่างจำนวนหนึ่งของการนำระบบ Data Warehouse ไปประยุกต์ใช้ที่เรียกได้ว่า
ประสบความสำเร็จ
• ระบบจัดการชนิดสินค้า (Categories Management)ช่วยให้ธุรกิจค้าปลีกเข้าใจพฤติกรรมการใช้จ่าย
ของลูกค้ามาก ขึ้นและทราบว่าลูกค้ามีปฏิกิริยากับโปรโมชั่นของตนอย่างไร
• ระบบวิเคราะห์การ “Claim” หรือการอ้างสิทธิของธุรกิจประกันสุขภาพ ช่วยให้บริษัทควบคุม
ค่าใช้จ่ายของลูกค้าได้ดีขึ้น
• ระบบควบคุมการทุจริตและควบคุมค่าใช้จ่ายของธุรกิจประกันสุขภาพ
• ระบบ Supplier Management หรือระบบจัดการ Supplier ช่วยให้องค์กรเหล่านั้นสามารถประเมิน
คาดการณ์ และวางแผนสำหรับอนาคตได้ดีกว่า
• ระบบการเงิน ซึ่งมีองค์กรทั้งหลายนำไปใช้อย่างกว้างขวาง ทำให้องค์กรเหล่านี้สามารถประเมิน
คาดการณ์ และวางแผนสำหรับอนาคตได้ดีกว่า
• ระบบจัดการค่าใช้บริการ ซึ่งบริษัทโทรคมนาคมนำไปใช้ ทำให้บริษัทเหล่านั้นสามารถกำหนด
อัตราค่าบริการ ที่ทำกำไรได้สูงสุด ในขณะเดียวกันก็เป็นอัตราที่จูงใจลูกค้ามากที่สุดด้วย ไม่ว่าจะเป็น ค่าบริการ
โทรศัพท์เคลื่อนที่โทรศัพท์ ทางไกลหรือโทรศัพท์บ้านก็ตาม
• ระบบประวัติลูกค้า ระบบทำนายความต้องการและระบบการตลาดขนาดจุลภาคที่มีใช้ในบริษัท
บริการสื่อสาร
• ระบบจัดเก็บค่าบริการ ระบบจัดการเครดิต และระบบการตลาดขนาดจุลภาคที่มีใช้ในสถาบัน
การเงินหนึ่งในระบบ Data Warehouse ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดเห็นจะเป็นการนำมาประยุกต์ใช้กับธุรกิจค้าปลีก เพราะระบบ Data Warehouse ทำให้เจ้าของสามารถสร้างระบบรายงานที่ดึงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการออกมาจากเครื่องเก็บเงินได้ (Point-of-Sales) และนำข้อมูลนั้นมาสร้างและทดสอบโปรโมชั่นต่าง ๆ ช่วยในการดูพฤติกรรมการซื้อ (เช่น ของบางอย่างลูกค้ามักจะซื้อคู่กัน อย่างเช่น เสื้อเชิ้ตกับ เนคไท หรือรองเท้ากับกระเป๋าถือ เป็นต้น) หรือสร้างบริการและ ผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ถ้าคุณกำลังใช้ระบบ
Data Warehouse อยู่ล่ะก็ คาดการณ์ไว้ได้เลยว่า ไม่ช้าก็เร็วเขาจะต้องนำระบบ ดังกล่าวเพื่อช่วยในการวางแผนการตลาดเพื่อให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าที่สูดและสร้างความ
ได้เปรียบสูงสุด

ใครต้องการข้อมูลช่วยเหลือ
• ผู้ที่ต้องการข้อมูลช่วยการตัดสินใจ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ได้จากระบบ Data Warehouse นั้น ก็คือใคร ๆ ก็ตามใน
องค์กรที่ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้บริการลูกค้าที่ดีกว่า ซึ่งเป็นไปได้ดังต่อไปนี้
• ผู้ใช้มือใหม่ หรือผู้ใช้ธรรมดา (ผู้ซึ่งต้องการใช้ข้อมูลเป็นครั้งคราว และต้องการข้อมูลที่วิเคราะห์ไว้ก่อน
แล้ว เช่น บุคคลากรที่อยู่ในพื้นที่ปฏิบัติการ (Remote users)
• นักวิเคราะห์ (ผู้ซึ่งต้องใช้ข้อมูลทุกวัน เพื่อปรับให้ทันกับเหตุการณ์แต่ละวัน แต่เขาเหล่านั้นไม่มีความรู้
พอที่จะสร้างโปรแกรมรายงานขึ้นด้วยตนเอง)
• ผู้ใช้ระดับเชี่ยวชาญ (ผู้ที่เขียนโปรแกรมขึ้นด้วยตนเองเพื่อสร้างรูปแบบการเรียกใช้ข้อมูล (Query) ขึ้นแบบ
เฉพาะหน้าโดยอาศัยข้อมูลที่ได้จากระบบ (Data warehouse)
• ระบบ Data Warehouse เป็นระบบที่ทำงานสองงานในเวลาเดียวกัน คืองานแรกเป็นระบบที่ให้ผู้ใช้สามารถสำรวจและเรียกใช้ข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างไม่จำกัด สามารถสร้างรูปแบบการเรียกดูข้อมูลขึ้นได้ตามใจและเจาะลึกลงไปในข้อมูลได้ตราบ เท่าที่ต้องการ และในขณะเดียวกันก็ยังเป็นระบบที่รวบรวมข้อมูลเข้าระบบ ข้อมูลที่ว่าก็จะเป็น
ข้อมูลที่ตรงกับหัวข้อที่สนใจอยู่ (Subject-Oriented) เป็นข้อมูลที่รวมกันเป็นชุด มิใช่ข้อมูลเดี่ยว ๆ เป็นข้อมูลเก็บสะสมตามการเปลี่ยนแปลงไป ตามเวลา และก็เป็นข้อมูลที่คงตัวด้วย ดังนั้นการสร้างระบบ Data Warehouse จึงจำเป็นต้อง
ประกอบด้วยสี่ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1. การกลั่นกรองข้อมูลสร้างเป็นโมเดลและรวบรวมจากระบบปฏิบัติงาน
2. แปลงข้อมูลดิบจากระบบปฏิบัติการ ไปเป็นข้อมูลที่ผู้ใช้สนใจ
3. เผยแพร่และจัดการกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับข้อมูล
4. ให้บริการเข้าใช้ข้อมูล

สถาปัตยกรรมของทData Warehouse
สถาปัตยกรรม มีความหมายคือ กลุ่มของกฎ หรือ โครงสร้างจำนวนหนึ่ง ที่เป็นกรอบสำหรับการออกแบบ
ระบบโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการสร้างระบบ Data Warehouse ขึ้นมาสักระบบหนึ่งก็ต้องประกอบด้วย
แพลตฟอร์ม (มาตรฐานเทคโนโลยีปฏิบัติการที่ใช้) ของระบบที่จะทำการเชื่อมต่อฐานข้อมูลในระบบ LAN เป็นต้น ในด้านของฮาร์ดแวร์ ระบบ Data Warehouse สามารถ จะอยู่บนหลาย ๆ แพลตฟรอร์มได้ เช่น อาจจะเป็นเมนเฟรมระบบที่ใช้หลายโปรเซสเซอร์ทำงานพร้อม ๆ กัน หรืออาจจะ เป็น Client/Server ก็ได้ ยุคหลัง ๆ นี้พัฒนาการของแพลตฟอร์มก็มีแนวโน้มจะเคลื่อนย้ายจากระบบเมนเฟรมาเป็นการทำงานแบบหลายโปรเซสเซอร์ขนานกัน (Parallelprocessing) มากขึ้น เพราะช่วยให้ระบบทำงานได้เร็วขึ้นหลายเท่าตัว โดยทั่วไปแล้วถ้าระบบของคุณมีขนาดไม่ใหญ่มากนัก ระบบ Client/Server ก็จะเป็นทางเลือกที่ประหยัดและเหมาะสมที่สุดสำหรับโครงสร้างของสถาบัตยกรรมของข้อมูลนั้นก็เป็นอีกส่วนที่มีความสำคัญ เพราะจะเป็นพิมพ์เขียวบอกเราว่า ข้อมูลของเราจะมีทิศทางการไหลหรือเคลื่นที่ไปอย่างไรภายในระบบจะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้เพียงใด สำหรับระบบ Data Warehouse นั้น สถาปัตยกรรมของข้อมูลหลักก็จะเป็นข้อมูลที่อ่านได้อย่างเดียว โดยเอามาใช้ในระบบช่วย การตัดสินใจ โดยในรูปแบบนี้ ข้อมูลก็จะถูกคัดเลือกมาจากฐานข้อมูลปกติหรืออาจจะไฟล์ต่าง ๆแล้วก็จะนำมาปรับแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมก่อนจะจัดเก็บเข้าสู่ Warehouse ต่อไป

ส่วนประกอบของ Data Warehouse
ระบบ Data Warehouse ไม่ใช่ระบบสำเร็จรูปที่ซื้อมาแกะกล่องก็ใช้งานได้ทันที จำเป็นต้องมีการออกแบบ ขึ้นเพื่อทำการหาความต้องการที่แท้จริงขององค์กร โดยมีหลักคิด ดังนี้
• พิจารณาเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วยออกแบบฐานข้อมูลของ Data Warehouse และโปรแกรมที่จะทำ
หน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลจากระบบปฏิบัติงานหรือแหล่งข้อมูลอื่น ๆ
• ส่วนที่ทำหน้าที่เป็น Directory ของข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ทั่วไป ให้เข้าใจ
ถึงข้อมูลแต่ละตัวและความหมายของมัน
• ตัวฐานข้อมูลของ Data Warehouse เอง
• ส่วนที่ทำหน้าที่ Data Acquisition ซึ่งก็คือตัวที่ทำ หน้าที่ดับจับ เก็บรวบรวมข้อมูล รักษาความถูกต้อง
โอนย้าย หรือแปลงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นให้อยู่ ในรูปแบบที่เหมาะสมก่อนจะเก็บเข้าสู่ Data Warehouse ต่อไป
• ส่วนที่ทำหน้าที่ Data Management สำหรับจัดการ และควบคุมการปฏิบัติงานของ Data Warehouse
• ส่วนที่ทำหน้าที่เข้าถึงข้อมูล จะเป็นส่วนที่ให้บริการแก่ผู้ใช้ที่มีพื้นมาทางธุรกิจ ให้สามารถใช้มันเป็น
เครื่องมือช่วยการตัดสินใจได้ ซึ่งแน่นอนว่าต้องการเครื่องมือตัวนี้เพื่อช่วยเขาเข้าถึงและวิเคราะห์ข้อมูล
• ส่วนที่ทำหน้าที่โอนย้ายข้อมูลเป็นส่วนที่ทำหน้าที่ export ข้อมูลภายใน Data Warehouse ออกสู่ภายนอก
อาจจะเพื่อจะโอนย้ายไปสู่ระบบ Data Warehouse ระบบอื่น Data Mart หรือระบบอื่น ๆ ทั่วไป


การเคลื่อนที่ของข้อมูลในคลังข้อมูล
ข้อมูลที่ จะจัดเก็บภายในคลั งข้อมูลมีการเคลื ◌่อนที่ของข้อมูล (information flow) 5 ประเภทดังนี้
• Inflow คือการนำข้อมูลจากฐานข้อมูลอื่นเข้าสู่คลังข้อมูลทั้ฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์กร
โดยในขั้นนี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล การทำ de-normalizeการลบหรือเพิ่มฟิลด์ เพื่อให้ข้อมู ลทั้งหมดอยู่ในเนื้อหาที่สนใจเดียวกัน ในขั้นตอนนี้อาจใช้เครื่องมือที่เรียกว่า data warehouse tool
• Upflow เมื่อข้อมูลที่เราต้องการอยู่ในคลังข้อมูลแล้วในบางครั้งอาจต้องมีการเพิ่มคุณค่าให้กับข้อมูล
ด้วยเพื่อให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์มากที่สุดต่อการนำเครื่องมือมาใช้ ซึ่งได้แก่การจัดกลุ่มข้อมูลหาค่าทางสถิติที่ซับซ้อน จัดข้อมูลให้ อยู่ในรูปแบบหรือเทมเพลตมาตรฐาน
• Downflow เป็นขั้นตอนของการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เก่า และไม่อยู่ในเนื้อหาที่องค์กรสนใจ
ออกไปจากคลังข้อมูลขององค์กร
• Outflow เป็นขั้นที่ผู้ใช้เรียกใช้ข้อมูลในคลังข้อมูลผ่านเครื่องมือต่างๆ โดยการเรียกใช้อาจมีเพียงขอ
เรียกเป็นครั้งคราวเป็นประจำทุกวัน/เดือน หรือแม้กระทั่งต้องการแบบทันที
• Metafolw ข้อมูลที่จัดเก็บในคลังข้อมูลจะถูกทำข้อมูลไว้อีกชุดหนึ่ง เป็นแหล่งที่มาของข้อมูลนั้น
หรือแม้กระทั่งที่อยู่ของข้อมูลนั้นในคลังข้อมูลและข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง
การจัดและการบริหาร Data Warehouse
การจัดการ Data Warehouse ก็จะเริ่มด้วยการพัฒนาระบบขึ้นมาเสียก่อน เครื่องมือสำหรับช่วยพัฒนา Data
Warehouse ก็จะเป็นตัวที่ช่วยสร้างและรักษาอินเตอร์เฟสระหว่างระบบที่ใช้งานปกติกับระบบ Data Warehouse ซอฟต์แวร์สำหรับพัฒนาระบบ Data Warehouse ก็จะรับงานอันซับซ้อนในการสร้าง อินเตอร์เฟส โดยการสร้างโปรแกรมเพื่อ สร้าง จัดการ และดูแลรักษาอินเตอร์เฟสโดยอัตโนมัติ อินเตอร์เฟสที่ว่านี้ เมื่องานการรวบรวมและแปลงข้อมูลทำเสร็จแล้ว ก็ควรจะมีหน้าที่อย่างน้อยดังต่อไปนี้ แปลงข้อมูล , Mapping ข้อมูล, ปรับรูปแบบข้อมูล,คำนวณค่าใหม่, ปรับโครงสร้าง Key ของข้อมูล, สรุปข้อมูล

การใช้งาน วิเคราะห์และขอรายงาน
ปัจจุบันเครื่องเก่ง ๆ ก็มีเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งรวมไปถึงโปรแกรมพวก Spreadsheet อย่าง Lutus 1-2-3 และ
Microsoft Access, ระบบฐานข้อมูลบนเครื่องเดสก์ทอป และโปรแกรมที่ทำหน้าที่เป็น Front End สำหรับเข้าถึงข้อมูลเช่น Business Objects, Impromptu, 1Q/Objects และ Forest & Tree เป็นต้น เครื่องมือพวกนี้ทำให้เราสามารถเข้าใช้งานข้อมูลใน Ware House ได้โดยไม่ต้องรู้โครงสร้างภายในของมันเลย หรือไม่รู้ วิธีการเรียกใช้ SQL เลยก็ได้ พวกมันยังสามารถเจาะลึกเข้าไปในข้อมูล หรือก็อปปี้ออกมาเก็บไว้ใน Spread Sheet เพื่อ จะเอามาวิเคราะห์ต่อไป เครื่องWorkstation ทั่วไปสามารถเข้าใช้งานหรือวิเคราะห์ได้อย่างอิสระทั้งข้อมูลที่เป็นราย ละเอียดหรือข้อมูลสรุปสามารถเข้าใช้ได้ที่ระดับนี้เลยเครื่องมือ

สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนสร้างคลังข้อมูล
เนื่องจากการลงทุนสร้างคลังข้อมูลขึ้นมาใช้เพื่อสนับสนุนการทำงานขององค์กรนั้นจำเป็นต้องมีค่าใช้ จ่ายในการลงทุนมหาศาล ทั้งนี้สามารถวัดออกมาเป็นตัวเงินได้ เช่น ค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และโครงสร้างพื้นฐานอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ ส่วนค่าใช้จ่ายที่ไม่เป็นตัวเงิน แต่มีความสำคัญอย่างมากได้แก่ กำลังแรงงานที่จะเสียไปของทรัพยากรบุคคลขององค์กรและเวลาที่ใช้ไปกับการพัฒนา ดังนั้น เมื่อองค์กรตัดสินใจสร้างคลังข้อมูลขึ้นแล้ว ควรจะประสบความสำเร็จด้วย ทั้งนี้ Poe ได้เสนอ “8 ประการที่ควรให้ความสนใจ” โดยมีรายละเอียดดังนี้
• ควรมีความชัดเจนในเป้าหมายร่วมของการสร้างระบบนี้ของคนในองค์กร เหมือนการตอบคำถาม
ว่าทำไม คุณถึงคิดจะสร้างคลังข้อมูล ซึ่งคำตอบขององค์กรที่จะได้ คือเป้าหมายที่ต้องการ โดยควรจะเขียนเป้าหมายนี้ออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน เพื่อให้ทีมพัฒนาได้เข้าใจเป้าหมายร่วมกัน
• ทำความเข้าใจสถาปัตยกรรมของระบบ เพื่อให้ทีมพัฒนาเข้าใจตรงกัน ในที่นี้หมายถึง blueprint
ของระบบ
• เทคโนโลยีที่ใช้ควรอยู่ในวิสัยที่เหมาะสม ทั้งด้านของตัวเงินและความยากง่ายในการเรียนรู้ ทั้งนี้
หมายรวมทั้ง ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์ แวร์ และเครือข่าย อาจต้องมีการทดสอบและฝึกอบรมก่อนการใช้งานจริง
• ทีมพัฒนาต้องมีวิสัยทัศน์เชิงบวกในการทำงาน เนื่องจากทีมพัฒนามักมาจากส่วนงานด้าน
เทคโนโลยีสารสนเทศแต่ในเนื้องานจริงๆแล้ว ผู้ใช้เป็นส่วนขับเคลื่อน ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะให้ผู้ใช้เข้ามาร่วมทำงานด้วยตั้งแต่ต้นโครงการ
• ต้องมั่นใจได้ว่าทีมพัฒนาเข้าใจเป็นอย่างดีถึงความแตกต่างกันระหว่างฐานข้อมูลปฏิบัติการและ
ฐานข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ
• จัดให้มีการฝึกอบรมโดยควรเป็นการฝึกอบรมก่อนเริ่มโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการฝึกอบรม
เกี่ยวกับเครื่องมือที่องค์กรจะใช้ในการพัฒนา ทั้งนี้อาจเป็นการฝึกอบรมจากบริษัทผู้ขาย
• ควรหาบุคลากรที่มีประสบการณ์ในการพัฒนาคลังข้อมูลเพื่อทำหน้าที่ป็นผู้จัดการโครงการหรือถ้า
ในองค์กรไม่เคยมีประสบการณ์เลย อาจจ้างที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ด้าน นี้โดยเฉพาะมาช่วยทีมพัฒนา
• โปรแกรมที่จะใช้นำเสนอข้อมูลในคลังข้อมูลต้องสามารถเรียนรู้ได้ง่ายและผู้ใช้สามารถใช้งานได้
อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป
คลังข้อมูลเป็นการรวบรวมข้อมูลจากฐานข้อมูลของระบบงานปฏิบัติงานประจำวันขององค์กร แล้วนำมาแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมในการเก็บและสะดวกในการใช้งาน แล้วจึงนำข้อมูลนั้นเข้าไปเก็บในคลังข้อมูล(Data Warehouse) การพัฒนาหรือสร้างคลังข้อมูลมาใช้ในองค์กรจะต้องมีการพิจารณาถึงองค์ประกอบที่จำเป็นในการสร้างให้เหมาะสมด้วย ทั้งนี้เพื่อให้เกิดความคุ้มค่าในการลงทุนและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร ถึงแม้ว่าเทคโนโลยีคลังข้อมูล จะให้ประสิทธิภาพในการใช้ข้อมูลอย่างมากก็ตาม แต่สิ่งที่ต้องคำนึงถึงด้วยคือทรัพยากรที่องค์กรจะต้องทุ่มเทลงไปในการพัฒนาระบบ มีทั้งที่สามารถวัดเป็นตัวเงินได้และที่ไม่สามารถตีค่าออกมาเป็นตัวเงินได้ นอกจากนี้ปัญหาในระหว่างการพัฒนาที่อาจจะเกิดขึ้นจนองค์กรไม่สามารถจะพัฒนาระบบนี้จนสำเร็จ และนำมาใช้งานได้ เกิดการลงทุนที่สูญเปล่า ดังนั้นจึงต้องมีการวางแผนควบคุมและจัดการให้รอบคอ การพยายามสร้างระบบ Data Warehouse แบบเต็มรูปแบบนั้นเป็นงานที่ซับซ้อน ควรเริ่มต้นทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้เพื่อไม่ให้เกิดความเสี่ยงใน
การลงทุนมากนัก
• เริ่มต้นโครงการด้วยขนาดที่ไม่ใหญ่มากนัก แต่เป็นโครงการที่ท้าทายและเป็นประโยชน์ และใช้เวลาไม่มากนัก ประมาณ 90 วันเป็นต้น
• ทำความเข้าใจกับปัญหาขององค์กรที่คุณพยายามจะแก้ ใช้เวลากับผู้ใช้มาก ๆ เพื่อค้นหาว่าข้อมูลอะไรที่เป็นที่ต้องการ
• กำหนดข้อมูลทั้งหมดให้ครบและสมบูรณ์ที่สุดแต่อย่ารวมเอาข้อมูลทั้งหมดที่มีเข้าไป ให้เลือกเอาเฉพาะ
ข้อมูลที่คาดว่าจะเป็นประโยชน์ต่อความก้าวหน้าขององค์กร
• พยายามติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญทางเครือข่ายในทุกขั้นตอนของการพัฒนา เพื่อวิเคราะห์ในประเด็นอย่าง เช่น
แบนด์วิธที่เพียงพอต่อการใช้งาน Warehouse และการจัดการสื่อสารเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด เป็นต้น
• กำหนดเครื่องมือทุกชนิดที่จำเป็นสำหรับการสร้าง ดูแลรักษาและควบคุม Data Warehouse
• จัดการอบรมให้กับผู้ใช้ ไม่เพียงแต่การอบรมการใช้ระบบเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงความเข้าใจระบบ
สารสนเทศ
• คำนึงถึงเรื่องความถูกต้องของข้อมูลให้เร็วที่สุด พยายามหาปัญหาความผิดพลาดในข้อมูลแหล่งต้นฉบับ
ข้อมูล เพื่อจะหาวิธีแก้ปัญหาดังกล่าว ก่อนที่ข้อมูลที่ผิดพลาดจะถูกรวมเข้าไปใน Data Warehouse
โดยหลักการแล้ว ระบบ Data Warehouse เป็นส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศ (MIS) ของกองทัพ ซึ่งเป็น
เครื่องมือช่วยในการบูรณาการ (Integration) และวิเคราะห์/สังเคราะห์ (Analysis and Synthesis) ข้อมูลทุกส่วนในระดับปฏิบัติการจากทุกหน่วย (หน่วยใดบ้างขึ้นกับการกำหนดเชิงยุทธศาสตร์และยุทธวิธีของกองทัพ) และถ้าการบูรณาการดังกล่าวประสบความสำเร็จ เราก็จะเห็นการตอบสนองข่าวสาร/สารสนเทศจากกรมฝ่ายเสนาธิการสู่ผู้บังคับบัญชาระดับสูงอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีทั้งความรวดเร็ว ถูกต้อง และยังสามารถเสนอข้อพิจารณาเพื่อการตัดสินใจได้อย่างมีหลักการและเหตุผล นำไปสู่การเป็นกองทัพที่ชาญฉลาดต่อไป